Por qué no cuadra tu conciliación bancaria: 9 causas y cómo encontrarlas
Por Christian Macías Actualizada el 4 min de lectura
En pocas palabras
Cuando una conciliación bancaria no cuadra, casi siempre es una de nueve causas: dígitos transpuestos, un importe mal capturado, un signo al revés, un movimiento duplicado, uno sin registrar, comisiones o intereses del banco, un movimiento en otro mes, partidas en tránsito no consideradas o un saldo inicial distinto. La diferencia misma da la pista: si se divide exacto entre 9, busca dígitos transpuestos; si es el doble de un movimiento, un signo al revés; si es igual a un movimiento, uno duplicado o sin registrar.
Antes de buscar: tres revisiones de un minuto
- ¿El estado de cuenta cuadra por dentro? Saldo inicial, más abonos, menos cargos, igual a saldo final. Si lo convertiste de PDF a Excel, un renglón perdido produce una diferencia que no está en la contabilidad.
- ¿El saldo inicial es el conciliado del mes pasado? Si no, el problema no es de este mes.
- ¿Las fechas de corte son las mismas? El auxiliar al 31 y el estado de cuenta al 31, no al 30.
Si las tres están bien, la diferencia está en los movimientos del mes. Ahora sí, la diferencia te dice dónde buscar.
Las 9 causas
1. Dígitos transpuestos
Se capturó 15,240.00 como 12,540.00. La pista: la diferencia se divide exacto entre 9. En el ejemplo, 2,700.00 ÷ 9 = 300.
No es casualidad. Al intercambiar dos dígitos vecinos, la diferencia siempre es 9 × (la resta de esos dígitos) × el valor de la posición más baja (1, 10, 100…). Aquí se cambiaron el 5 de los miles y el 2 de las centenas: (5 − 2) × 9 × 100 = 2,700. Así que, además, puedes saber qué dígitos se cambiaron: 2,700 ÷ 9 = 300 → dígitos que difieren en 3, en la posición de las centenas y los miles.
2. Importe mal capturado o punto decimal recorrido
Un 125.00 capturado como 12.50 deja 112.50 de diferencia, que también se divide entre 9. Si la diferencia es 9, 99 o 999 veces un movimiento, sospecha del punto decimal.
3. Signo al revés
Un abono capturado como cargo (o al revés) mueve el saldo el doble del movimiento. La pista: busca un movimiento por la mitad de la diferencia. Unos intereses de 201.84 registrados como abono a Bancos (en lugar de cargo) dejan 403.68 de diferencia.
4. Movimiento duplicado
La misma póliza registrada dos veces. La pista: la diferencia es igual a un movimiento, y ese importe aparece dos veces en el auxiliar con la misma fecha o fechas muy cercanas.
5. Movimiento sin registrar
Un depósito de un cliente o un pago que nunca se capturó. La pista: la diferencia es igual a un movimiento del banco que no tiene pareja en el auxiliar. Si no sabes qué es, hay que preguntarle al cliente.
6. Comisiones, intereses e impuestos del banco
Comisiones por manejo de cuenta, por SPEI o por cheques; su IVA; intereses ganados; ISR retenido. La pista: si la diferencia entre 1.16 da un número exacto, probablemente es una comisión con su IVA (348.00 × 1.16 = 403.68).
7. Movimiento registrado en otro mes
Una póliza del 31 capturada con fecha del 1 del mes siguiente, o al revés. La pista: revisa los primeros y los últimos días del auxiliar y del estado de cuenta.
8. Partidas en tránsito no consideradas
Cheques que ya se emitieron pero el banco todavía no cobra, depósitos que se hicieron el último día y el banco registra después. No son errores: van en el papel de trabajo como partidas en conciliación. Si olvidas las del mes anterior, aparecen como diferencia.
9. Saldo inicial distinto
Alguien corrigió o capturó una póliza en un mes que ya estaba conciliado. La pista: la diferencia ya estaba al empezar el mes. Compara el saldo inicial del auxiliar con el saldo conciliado del mes anterior.
Las pistas en una tabla
| Si la diferencia… | Sospecha de… |
|---|---|
| se divide exacto entre 9 | dígitos transpuestos o punto decimal recorrido |
| es el doble de un movimiento | signo al revés |
| es igual a un movimiento | duplicado o sin registrar |
| entre 1.16 da un número exacto | comisión con su IVA |
| ya estaba en el saldo inicial | un mes anterior modificado |
Cuidado: puede haber varias causas a la vez, y dos errores de signo contrario se esconden entre sí. Cuando encuentres una causa, réstala de la diferencia y vuelve a aplicar las pistas con lo que queda.
Un método en cinco minutos
- Haz las tres revisiones del principio.
- Aplica la tabla de pistas a la diferencia total.
- Empareja lo obvio (importe y fecha iguales) y aparta lo que sobra de cada lado.
- Con lo que sobró, aplica de nuevo las pistas a cada movimiento suelto.
- Lo que quede, clasifícalo: tránsito, sin registrar o error. Y anótalo en el papel de trabajo.
Cómo lo hace Concilia
Concilia aplica estas pistas a cada movimiento automáticamente: empareja el estado de cuenta en PDF contra el auxiliar de CONTPAQi y, si no cuadra, suma cada causa con su renglón hasta llegar a la diferencia total, y propone la corrección. Si solo quieres probar las pistas con tu diferencia, usa el detector de diferencias, gratis y sin subir nada.